Svjetska COVID-19 pandemija osim što nam je promijenila životne navike, natjerala nas je na otkazivanje ili odgodu većine konferencija i korporativnih događanja u ovoj godini. Kao i svaka druga kriza, tako i ova traži od nas organizatora brzu adaptaciju i nove načine rješavanja problema. Pitanje o kojem svi intenzivno razmišljamo u zadnje vrijeme je kako nastaviti organizirati evente i konferencije u vrijeme pandemije i ostalih izvanrednih situacija te koliko je COVID-19 doprinio ubrzanoj transformaciji evenata prema hibridnim i virtualnim opcijama.
Odlučila sam potražiti više informacija u razgovoru s Dejanom Lugonjom iz tvrtke Eventrify, specijalizirane za tehnološka dostignuća u kongresnoj industriji. Željela sam čuti iz prve ruke kako se u cijelu priču uklapa relativno nov koncept – organizacija virtualnih konferencija.
Čime se Eventrify primarno bavi?
Cilj Eventrifyja je pomoći organizatoru evenata ili konferencija da korištenjem tehnoloških rješenja transformira event u pravi interaktivni događaj gdje je doživljaj osobnog iskustva i umrežavanje od presudnog značaja i glavni motiv sudjelovanja na konferenciji.
Iako smo međunarodna tvrtka koja svoja usluge nudi na svjetskom tržištu, razvoj smo odlučili zadržati u Hrvatskoj. Trošak razvoja ovdje znatno je viši u usporedi sa Srbijom, Ukrajinom ili Indijom, ali željeli smo klijentima osigurati maksimalnu kvalitetu usluge. Imamo iskustva i s outsourcingom, no svjesni smo da s potencijalom za dodatno smanjenje troškova dolazi i rizik da ne zadovoljimo očekivanja klijenata što nam nikako nije opcija.
Je li vam se u zadnje povećao broj upita oko organizacije virtualnih konferencija?
Imamo dosta upita u zadnje vrijeme oko održavanja virtualnih konferencija. Neki su tome pristupili profesionalno i ozbiljno traže našu pomoć oko osmišljavanja i realizacije koncepta virtualne konferencije. Uz njih nam se javlja i puno organizatora koji se informiraju o ponudi i mogućnostima općenito. Kao i kod organizacije društvenih događanja i u ovom segmentu neki se odlučuju na samostalnu organizaciju.
Kakvo je stanje na tržištu što se tiče organizacije virtualnih konferencija?
Zašto odabrati agenciju kada organizatori i sami mogu organizirati virtualnu konferenciju?
Istina je da organizatori mogu sami organizirati virtualne evente, ali pitanje je s koliko uspjeha, uzaludno potrošene energije, nepotrebnih troškova i na kraju kvalitete organiziranog događaja. Odlučite li se na podršku agencije vaš će event dobiti najprikladniju platformu, testirane funkcionalnosti, tehničke resurse i što je najvažnije lokalnu podršku!
PCO agencije, svjesne novih potreba i promjena na tržištu, proširuju svoju standardnu ponudu uključujući uslugu organizacije virtualnih konferencija. Ukoliko odabirete PCO agenciju važno je odabrati onu koja tome prilaze profesionalno i traže pomoć IT tvrtki koje imaju relevantnog iskustva.
Kao tehnološka firma koja organizira virtualne konferencije uz neophodne tehničke in-house resurse, surađujemo s mrežom PCO partnera koji osiguravaju sve ostale organizacijsko-provedbene zadatke.
Jeste li razvili vlastito rješenje za virtualne konferencije?
Nemamo kompletno vlastito rješenje, ali smo razvili određene funkcionalnosti. Situacija oko COVID-19 koja nas je sve zadesila došla je naglo i nenajavljeno. 3 mjeseca nisu dovoljna da bi IT tržište uspjelo ponuditi sveobuhvatno rješenje koje bi još bilo i dobro testirano.
Mi ne srljamo! Odlučili smo se za početak dobro upoznati sa svim dostupnim rješenjima na tržištu kako bi mogli u svakom trenutku ponudili klijentu trenutno najbolju moguću opciju za njega. Tržište virtualnih konferencija se tek formira i postoji cijeli niz rješenja na tržištu koja ne zadovoljavaju minimalne uvjete za kvalitetno održavanje online konferencije.
Koja je razlika između hibridne i virtualne konferencije?
Razlika je u broju sudionika koji su dostupni online i na lokaciji. Organizirati hibridnu konferenciju izazovnije je od organizacije virtualne konferencije jer je uz istovremeno osiguranje on-site i online resursa potrebno osigurati i dobru međusobnu povezanost kako bi se cijeli događaj doživio kao jedna povezana cjelina. To je kao da morate organizirati 2 konferencije istovremeno. Prednost hibridne konferencije nad virtualnom je ta da sudionicima nudite mogućnosti sudjelovanja na on-site i online konferenciji uz garanciju da se konferencija neće odgoditi.
Odgađanje konferencije određenim organizatorima nije prihvatljiva opcija, posebice ako je tema konferencije usko vezana uz isporuku novih i visoko relevantnih informacija na tržište. Za njih je virtualna konferencija odlična opcija.
Koja su ograničenja u organizaciji virtualne konferencije? Da li cijena ovisi o broju sudionika?
Osnovno ograničenje je broj istovremenih sudionika koji interaktivno sudjeluju na konferenciji. Taj se broj kreće između 500 i 1000 ovisno o odabranoj tehnologiji i konfiguraciji. Cijena dodatno ovisi o mogućnostima kao i broju sudionika koji aktivno sudjeluju. Što je broj veći, potrebno je osigurati bolju infrastrukturu i kvalitetan fall-back kako ne bi dolazilo do većih prekida u isporuci sadržaja.
Novo važno pitanje je pravi event mix? Je li je virtualna konferencija rješenje za svakoga?
Organizirati virtualnu konferenciju za organizatora znači upravljati puno manjim brojem podizvođača koji sudjeluju u pripremi i izvedbi konferencije. Prilikom organizacije virtualne konferencije nema bookinga smještaja, odabira i pripreme fizičke lokacije, najma standardne audio-video opreme, cateringa, osiguranja, printanja brošura, plakata, izrade akreditacija itd. To u konačnici znači niže troškove organizatoru.
U situaciji u kojoj se očekuje dolazak stranih sudionika i govornika na event s međunarodnim sudjelovanjem mogući su razni logistički i transportni izazovi u organizaciji putovanja. S druge strane, virtualna konferencija osigurava organizatoru potencijalno veći broj sponzora i sudionika koji su zainteresirani sudjelovati na konferenciji, pogotovo ako se još organizira i hibrid. Virtualna konferencija može privući 2-3x više sudionika uz znatno niži trošak organizatoru po sudioniku. Osim toga, online tehnologije omogućuju bolju mjerljivost i aktivno sudjelovanje za vrijeme virtualnog eventa uz dobivanje trenutačnog feedbacka i reakcije sudionika na sam sadržaj.
Kada govorimo o nedostacima virtualne konferencije, onda je nemogućnost fizičkog kontakta svakako glavni nedostatak, no tehnologija je u mogućnosti taj nedostatak premostiti većom interaktivnošću i relevantnijem networkingu u usporedbi s on-site eventom. Osim toga, klasične konferencije rijetko uspijevaju stvoriti nove kontakte, već su uspješnije u održavanju postojećih poznanstva.
Organizatoru kojem je za uspješnost konferencije presudno da sudionici uživaju u lokalnim specijalitetima i atraktivnoj destinaciji, da iskoriste vrijeme konferencije za odmor i razonodu, da provode vrijeme u druženju sa starim poznanicima u opuštenoj atmosferi, da sponzori imaju na raspolaganju fizički štand bez obzira na posjećenost ili da im kvaliteta predavanja nije presudna već je naglasak više na minglanju s postojećim kontaktima, tada se vjerojatno neće odlučiti za virtualnu konferenciju. Za one koji se ipak odluče za tu opciju to znači uz niže troškove organizacije i veću razine uključenosti i interakcije uz postavljanje sudionika u prvi plan.
Što se sve može organizirati u sklopu jedne virtualne konferencije?
Mogućnosti su razne, od organizacije malih sastanaka i radionica zatvorenog tipa do pravih interaktivnih panelica u kojoj sudjeluje više govornika i gdje sudionici postavljaju pitanja za vrijeme diskusije. Posebno zanimljive opcije postoje za sponzore u obliku virtualnih štandova koji imaju na raspolaganju razne oblike promocije i interakcije s publikom uz online praćenje uspješnosti svojih kampanja. Sudionicima se pritom može omogućiti niz interakcija za aktivno sudjelovanje na predavanjima i diskusijama.
Organizatoru možemo ponuditi praćenje svih aktivnosti i interakcija koja se događaju za vrijeme konferencije te privući veći broju sponzora koji sudjeluju u virtualnoj konferenciji u usporedbi s online konferencijom.
Ovisno o specifičnim ciljevima konferencije bira se i specifična tehnologija koja će se koristiti u svakom pojedinom slučaju. Nije isto organizirate li znanstveni/stručni event, diskusiju, korporativni sastanak, radne sastanke ili interaktivnu izložbu. Razni formati iziskuju drugačije strategije i tehnologiju kako bi se postigla optimalna razina kvalitete i interakcije. Nije isto trebate li osigurati centralni streaming s jedne lokacije bez interakcije publike ili streaming sadržaja na više lokacija s višestrukom interakcijom publike gdje je potrebno osigurati i optimalnu propusnost za kvalitetnu isporuku pojedine usluge i sadržaja do svakog sudionika. Cilj je prepoznati što je svakom organizatoru presudno postići (npr. veliki broj sudionika, velika medijska popraćenost, interakcija sa sudionicima, uključenost sponzora, networking, itd.).
Odlučiti se organizirati virtualnu konferenciju ne znači kompromis ili lošija inačica on-site konferencije kao ni da su troškovi organizacije takve konferencije zanemarivi jer nema fizički opipljivih elemenata. Osim što je organizatoru potreban manji budžet da bi organizirao virtualnu konferenciju, ona sadržajno, organizacijski i konceptualno ne da može dostići, nego i nadmašiti organizaciju konferencije u standardnom formatu.