Užasno dug članak o zadacima organizatora konferencije

Na samom početku članka vas upozoravam da je članak izrazito dug i da ga možete čitati za uspavljivanje, ali ga SVAKAKO pročitajte prije organizacije poslovne ili stručne konferencije. Pročitajte ga ako razmišljate o svojoj konferenciji ili ako se prihvaćate ovog zadatka u svojoj firmi ili udruzi. Budite svjesni svojih mogućnosti i pravilno rasporedite zadatke. Imajte na umu da samo jedna crtica – Komunikacija s pozvanim gostima i predavačima u ovom slučaju može značiti i preko 1.000 mailova, a vi ćete te zadatke obavljati uz svoj redovni posao.

Na 9. Event klubu smo na flipchart zapisivali zadatke koje su nam poslali prof.dr.sc. Nikoleta Radionov sa Pravnog fakulteta u Zagrebu, stručni organizator konferencije Intranslaw, gospodin Ranko Filipović, dopredsjednik udruge HUPKT i tehnički organizator događanja, te gospođa Hana Klain, savjetnik za odnose s javnošću. Svi navedeni zadaci su zadaci stručnog organizatora. Prva grupa poslova su poslovi koje stručni organizator mora odraditi sam „unutar kuće“ i ne može ih dati nikome drugome. Za poslove tehničke organizacije i promocije organizator može, a ponekad i mora, angažirati agencije zbog njihove profesionalnosti i zakona koji se odnose na turističku djelatnost.

ZADACI STRUČNOG ORGANIZATORA (primjer organizacije znanstveno-stručne konferencije, neki zadaci su specifični)

Okupljanje Organizacijskog odbora
– Članovi su motivirani, poznaju temu i ljude i mogu samostalno odraditi poslove

Izrada WEB STRANICE konferencije
– sadržajni dio, obavijesti
– dvojezični ENG i HR site – prijevodi, lektura
– pronalaženje IT podrške, što manji troškovi
– zakup domene, izrada stranice, otvaranje e-mail adresa itd.

Financije
– fund-raising, promocija projekta pred industrijom transporta i osiguranja, državnom upravom
– nov, nepoznat i skup projekt

Predavači i slaganje programa
– pozvani predavači
– organizacija 3 panel diskusije
– prijavljeni predavači – prijave, selekcija, prikupljanje sažetaka i znanstvenih radova

ON-LINE tajništvo konferencije
– studentice – perfektno znanje engleskog u poslovnoj komunikaciji, stalno on-line
– komunikacija sa pozvanim predavačima, prijavljenim predavačima i sudionicima konferencije
– komunikacija oko predaje sažetaka, radova

Vizual konferencije
– pronalaženje dizajnera, izrada vizualnog identiteta: memorandum, logo, program, konferencijski materijali, akreditacije, pingvini, telop itd.

Zbornik konferencije
– prikupljanje radova
– recenziranje
– lektura HR i ENG
– priprema za tisak, objava i distribucija

MARKETING
– traženje službenog medijskog pokrovitelja

ZADACI TEHNIČKE ORGANIZACIJE koje organizator može prenijeti na vanjske agencije

Izrada ponude
– Podrška u natjecanju za kongres kroz prikupljanje informacija, materijala i dokumenata
– Izrada ponude s posebnim naglaskom na najvažnije elemente
– Diferenciranje ponude u odnosu na druge destinacije kroz kreativna rješenja

Izbor destinacije/lokacije
– Odabir destinacije i lokacije prema specifikacijama događanja
– Istraživanje i evaluacija destinacije i lokacije
– Rezervacija potrebnih kapaciteta i pregovaranje cijena i uvjeta

Registracija
– Kreiranje i postav registracijskog obrasca sa svim podacima potrebnim za registraciju sudionika (on- line i off-line)
– zaprimanje, registracija i daljnja obrada podataka (za liste sudionika, i akreditacije)
– Individualna komunikacija sa korisnicima (sudionici, izlagači, VIP gosti, osobe u pratnji)
– Redovna izvješća (prema dogovoru)
– Educirano, ljubazno i uslužno osoblje na mjestu događanja
– Priprema registracijskog i info stola
– Naplata nenaplaćenih kotizacija na licu mjesta
– Svi potrebni materijali i oprema za rad djelatnika (računala za fakturiranje, printeri za ispis računa, računovodstveni software, POS uređaj)

Financije
– Savjetovanje oko poreznih i zakonskih pitanja
– Periodična financijska izvješća (prema dogovoru)
– Izdavanje predračuna, računa za avans i računa (temeljem prijava sudionika)
– Naplata kotizacija i smještaja (bankovnim transferom i kreditnim karticama)
– Uplate prema dobavljačima (dinamikom dogovorenom kroz ugovore)
– Izrada završnog obračuna nakon završetka događanja

Logistika
– Savjetovanje oko strukture događanja
– Odabir dobavljača, pregovaranje i ugovaranje
– Organizacija cjelokupne logistike
– Slanje pozivnica i follow up (telefonski ili elektroničkim putem)
– Timeline management
– Produkcija i koordinacija izrade svih materijala za službeni program i izložbeni prostor
– Prijevoz svih materijala, distribucija i špedicija
– On-site koordinacija i organizacija potrebnog osoblja (koordinatori, hostese, tehničari)
– Organizacija postava svih dvorana uključujući postavljanje pozornica s definiranim postavom i sve vrste dekoracija
– Narudžba i koordinacija posluživanja hrane i pića
– Kontrola prolaza
– Evaluacija događanja i anketiranje sudionika

Turističke usluge
– Rezervacija putnih karata
– Briga o itinerarima
– Individualni i grupni transferi
– Rezervacija smještajnih kapaciteta
– Upravljanje kontingentima
– Praćenje uvjeta plaćanja i otkaza
– Individualne i grupne rezervacije
– Briga o potrebama gostiju svih profila

Hodogram
– Izrada detaljnog rasporeda događanja u skladu s mogućnostima lokacija
– Planiranje i koordinacija programa u svima prostorima
– Koordinacija predavanja, poster sekcija i marketinških prezentacija
– Individualni pristup predavačima i detaljno planiranje njihovog vremena

Tehnička oprema
– Savjetovanje oko najboljih tehnoloških rješenja za vaše događanje u svrhu promocije
– Zakup i koordinacija dobavljača audio vizualne opreme za konferencijske dvorane
– Zakup i koordinacija dobavljača opreme za simultano prevođenje
– najam PC opreme za radionice

Društvena događanja
– Planiranje i izvedba svih društvenih događanja
– Planiranje i izvedba programa za osobe u pratnji
– Planiranje i izvedba dodatnih programa za sudionike (pre i post ture) i izleta
– Rezervacije restorana prema individualnim zahtjevima
– Razne aktivnosti
– Izbor i koordinacija svih vrsta usluga hrane i pića
– Ugovaranje i organizacija nastupa raznih izvođača
– Opremanje pozornice, dekoriranje i brendiranje

Sažetci
– Pomoć oko odabira načina zaprimanja sažetaka (on-line, off-line)
– Savjetovanje oko odabira programa za on-line zaprimanje sažetaka
– Zaprimanje sažetaka i koordinacija procesa ocjenjivanja

Materijali konferencije
– Komunikacija s grafičkim i web dizajnerom, dekoraterom i tiskarom
– Narudžba i koordinacija grafičke pripreme, web dizajna i e-marketinških rješenja
– Narudžba, koordinacija i distribucija tiskanog materijala
– Narudžba, koordinacija i distribucija promotivnih materijala
– Narudžba i koordinacija dekoriranja prostora i pozornica

Sponzorstva
– Priprema dokumentacije za sponzore, od ugovora do računa
– Komunikacija sponzorskih paketa
– Organizacija i nadgledanje implementacije dogovorenih usluga
– Osmišljavanje sponzorskih mogućnosti za promociju od osnovnih web bannera do vidljivosti u mobilnim aplikacijama i personaliziranih promotivnih poruka

Izložba
– Potpuna podrška kod organiziranja izložbenog prostora, od dizajna i kreiranja rasporeda do izrade sponzorskih štandova i njihovog postava
– Komunikacija sa sponzorima i izvršenje svih dogovorenih usluga
– Prodaja izložbenog prostora

Protokol
– Savjetovanje oko viznog režima i asistencija kod pribavljanja viza za strane posjetitelje
– Suradnja sa svim vrstama protokola i provođenje njihovih zahtjeva
– Ishođenje radnih dozvola za strane predavače i izvođače

Napredne usluge
– Ugovaranje i koordinacija sustava za umreženo upravljanje prezentacijama – slide service
– Zakup i programiranje mobilnih aplikacija za on-line rasporede (personalizirani raspored s promjenama u realnom vremenu, informacije o predavanjima i predavačima), interaktivne mape, ankete i chat aplikacije
– Zakup i koordinacija opreme za e-postere i digitalno informiranje
– Kontrola prolaza i praćenje informacija kroz sustav bar kodova ili QR kodova

MARKETING
– PR tekstovi za newslettere
– priprema liste medija koji prate konferenciju
– priprema i slanje poziva za medije
– priprema press release
– priprema press materijala